仕事の効率を簡単に上げる単純な方法「効率が悪い人必見」

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仕事の効率が悪い人は、なぜ?効率が悪いのかを知らないのです。

そして、仕事の効率が悪い人ほど残業時間が130時間を超えてしまう可能性があるのです。

仕事の効率を上げる方法は実は、とても簡単なことをすればいいだけだとしたら・・・。

集中する、ではありません。

では、どんな方法で仕事の効率化を進めていけばいいのか

具体的に話を進めていきましょう!


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仕事の効率が悪い人の行動パターン

全て1人で抱えこむ。

仕事の効率が悪い人は、私から見ると「とても良い人」ではないでしょうか。

頼まれたら、断れない。

電話が鳴れば、必ず取らなければならない。

これでは、限られた時間内にあなたの仕事を終わらすことは難しいですね。

例えば、電話を受けて終わるまで、あなたの仕事は中断してしまっています。

そして、いざ自分の仕事に戻ろうとしても、

「何をしていたのか?どこまでやっていたのか?」を

思い出すまで、最低でも5分はかかります。

資料を作っていたりしたら、最初から読み返すことが必要になるかもしれません。

それは「起動時間」という空白の時間になるのです。

これを1日に10回すれば、50分間の無駄になってきます。

50分の無駄時間に電話対応の時間がプラスになれば、それだけでもかなりのロス時間に

なることは想像がつくと思います。

これでは、あなたがいくら優秀な社員でも残業時間を減らすことはできません。

つまり、あなたがしなくてはいけない仕事だけに集中できる体制を作るということです。

仕事の効率が悪い人がどうしたら効果がでる具体的な方法

仕事の効率化を考えた時、それだけに集中できれば、それほど時間がかからないのではありませんか?

『効率を上げる具体的な方法』

その1:メールは絶対に見ない

重要文章など今では、社内メールで配信されることが多いと思います。

また、お客様からの問い合わせなどもメールで送られてくることもあるでしょう。

まず、メールを一々チェックしないことです。

「メールを読む時間は午前中10時だけ、午後3時だけとか決める」

これをするだけで、メールを読む時間+仕事に戻る時間『起動時間』が減ります。

その2:キャッチandリリース

仕事を受けたら、他の人に回す。

あなたの専門性でしかその仕事ができないのなら、仕方がありません。

しかし、他の人にその仕事を回しても他の人もできるはずです。

それが会社です。

なので、仕事を受けたら、他の人に回す。

キャッチandリリースをするのです。

その3:期限をつける

上司や部下、同僚はあなたが仕事ができる人だと認識しています。

だから、色々な仕事が回ってくるはずです。

期限をつけて、その時間だけは絶対に邪魔しないこと、と話しておく。

例えば、1時間だけ集中したいから、絶対に電話は回さないで!

と言っておく。

これだけで、1時間集中することができます。


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やる人から終わらせる人へ

限られた時間にできることはそう多くはありません。

なので、「できます!」と言う人から「終わらせる人」への転換

日常業務に殺到され、次から次へ仕事が飛び込んでくるでしょう。

電話対応やクレーム処理、上司へ報告や部下へのアドバイスなど・・・。

それぞれを終わらせる習慣をつけると、意外に仕事はたまることはありません。

今日終わらせることは「これとこれ」のように1日の目標を決めてしまえば、

優先すべきことが見えてくるはずです。

優先順位が決まれば、それを黙々とこなしていくだけです。

目標がないから、なんとなく「あれも、これも手をつけてしまう」のです。

今日、終わらせないと困ること、それ以外は、他の人に回すこと。

「できる人から終わらせる人」になると、仕事はスムーズに進むものです。

ま と め

仕事の効率を上げるには、余計な事柄をシャットアウトすることが肝心です。

なんとなく、同僚と世間話しをしてしまう。

なんとなくタバコを吸ってしまう。

この積み重ねがボディーブローのように効いてくるのが、時間のロスタイムです。

タバコを10本吸う人は、これだけで50分ロスしていることになります。

少しだけ、ロスタイムを意識するだけで仕事の効率がぐっと上がりますよ。

本日も最後までお読みいただきありがとうございます。

あなたの健康に少しでもお役に立てれば嬉しいです。


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